AIを使う事務所に、大切な書類を預けて大丈夫でしょうか
情報漏えいのニュースが、毎日のように流れています。
社長様も、大切な書類をお預けになることがあると思います。
たとえば、決算書や、社員の方の資格の書類です。
ご家族の情報もあります。
預け先は、税理士事務所様や行政書士事務所様、外注先の会社様などです。
もし預け先がAIをお使いだったら、
「うちの情報は大丈夫だろうか」とご心配になると思います。
それは、もっともなことです。
当事務所は、AIを積極的に使っています。だからこそ、隠さずにお話しします。
| この記事でお伝えすること ① 当事務所が、AIを使う理由 ② お客様の情報を守る、3つの備え（基準・契約・事務所のルール） ③ 社長様が、預け先に確かめておきたいこと |
私は、JJK応援道で社長様を応援しています
私は、広島県三次市の行政書士、高杉将寿です。
JJK応援道。情熱（J）・情報（J）・金融（K）の3つで、頑張る社長様を支える応援団長です。
- 情熱（J） 誠心誠意、社長様に寄り添います
- 情報（J） 制度や最新技術の動きを、いち早くお届けします
- 金融（K） 補助金や資金繰りで、会社を支えます
経営者の皆さんに役立つ情報を、毎日配信しています。
メール配信の預け先から、大量のメールアドレスがもれました
10月29日、アララ株式会社様が、不正アクセスを受けたと発表されました。
不正アクセスとは、他人のコンピューターに、勝手に入り込むことです。
アララ様は、「アララ メッセージ」というサービスを、会社向けに提供されています。
契約した会社様に代わって、その会社様のお客様にメールを送るサービスです。
アララ様の発表では、このサービスから、メールアドレス約301万件が外にもれました。
11月2日には、親会社のペイクラウドホールディングス様が、2回目の発表をされました。
報道で伝えられている数字は、次のとおりです。
| 2回目の発表のあとの報道 | 数字 |
| 外に持ち出されたかもしれないメールアドレス | 約7,700万件 |
| 関係する契約先の会社様 | 最大 約380社（見込み） |
| カード会社様の名前を勝手に使った、にせのメール | 最大 約713万通が送られた |
不正アクセスを受けたのは、アララ様のメール配信のサーバーです。
サーバーとは、データをためておき、サービスを動かすコンピューターのことです。
報道によると、そのサーバーが入り口になりました。
そして、契約先の会社様向けのサーバー97台からも、情報が持ち出されたそうです。
持ち出されたのは、メールアドレスや、会員の方の情報です。
| ここに注意 数字の読み方 カード番号は、もれていません。 アララ様は、もともとカード番号を預かっていなかった、と説明されています。 7,700万件は、メールアドレスの数です。 人の数ではありません。 件数は、まだ調べていらっしゃる途中です。 不正アクセスが、いつ、どこから始まったのかも、まだ分かっていません。 サービスを再開する日も、まだ決まっていません。 |
■ 預けた会社様のご説明
株式会社TKC様は、会計や自治体向けなどのシステムを提供されている会社様です。
TKC様は、自社のシステムへの不正アクセスは確認されていない、と説明されています。
その後の流れは、次のとおりです。
| 日付 | TKC様の流れ |
| 10月30日 | アララ様から、「TKCの利用環境からの情報漏えいはない」とのご報告を受けられました。 |
| 10月31日 | 次の日に、TKC様がお使いのメール配信の仕組みが、急いで止められました。 |
| 11月2日 | TKC様のシステムをお使いのお客様のメールアドレスが、最大223万812件含まれていたと発表されました。 |
ほかの会社様のご説明は、次のとおりです。
| 会社名 | ご説明 |
| 神戸新聞社様 | 約4万件がもれたとして、すべてのメールサービスを止められています。 |
| Zaif様 （暗号資産の取引所） | 預けていらっしゃったのはメールアドレスだけで、お名前やご住所などは含まれない、と説明されています。 |
図1 預け先で起きた事故でも、お客様におわびをされるのは預けた会社様
事故が起きたのは、預け先です。
それでも、ご自分のお客様におわびをされているのは、預けた会社様です。
注意を呼びかけていらっしゃるのも、預けた会社様です。
法律にも、仕事を外に任せるときの決まりがあります。
| 法律の決まり 個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号）第25条 お客様の情報を扱う仕事を、外に任せるときの決まりです。 仕事を任せた側は、任せた相手をきちんと監督しなければなりません。 任せた先でも、情報を安全に守っていただくためです。 |
お預かりした情報を、雑に扱うことはいたしません
| お客様の情報を雑に扱うことは、 お客様ご本人を雑に扱うことと同じです。 私は、そう考えています。 |
決算書は、会社の歩みそのものです。社長様が、長い年月をかけて築いてこられたものです。
資格の書類や住民票の向こうには、社員の方とご家族の暮らしがあります。
情報がもれたら、にせのメールなどでお困りになるのは、その方々ご自身です。
お客様から見れば、情報を預けた相手は私たちです。
私たちがその先でAIなどの道具を使っても、それは変わりません。
何かあったら、お客様の前でおわびと説明をするのは、預かった私たちの役目です。
ですから、次の2つは、どちらもお客様を大切にするためのものです。
| お客様を大切にする | |
| 柱1 AIで仕事を早くして、料金を抑える | 柱2 情報を守る手間とお金を、惜しまない |
当事務所が、AIを積極的に使う理由
当事務所は、適正な料金で、ご期待以上のお手伝いをすることを目指してきました。
仕事をするうえで、いちばん大きな費用は、人件費だと感じています。
人件費とは、働く人のお給料などのことです。
人件費をできるだけ抑えながら、早く、正確に仕事を仕上げる。
それは、AIなしでは考えられません。
そこで、AIと行政書士で、仕事を次のように分けています。
この使い方を身につけるため、早いうちからAIを試してきました。
おかげさまで、AIの使い方について、講師を頼まれることも出てきました。
AIで減らせた手間の分は、お客様のご負担を軽くすることに使っています。
税理士の先生方の考え方を、当事務所の基準にしました
一方で、AIを使う事務所に情報を預けるのは心配だ、という社長様もいらっしゃると思います。
そこで、当事務所が、どんな基準で情報もれを防いでいるかをお伝えします。当事務所の備えは、次の3つです。
図2 お客様の情報を守る、当事務所の3つの備え
基準にしたのは、税理士の先生方の考え方です。
理由は、扱う情報にあります。
税理士の先生方は、私たち以上に、人に知られたくない情報を扱っていらっしゃいます。
たとえば、決算書や会計の情報、ご家庭の事情などです。
税理士の先生方の団体に、日本税理士会連合会様があります。
日本税理士会連合会様は、令和8年9月に、AIとクラウドについてのガイドラインをまとめられました。
名前は、「税理士事務所のためのAI・クラウド活用ガイドライン」です。
ガイドラインとは、仕事の進め方の目安をまとめたものです。
9月30日には、会員の先生方に案内されています。
本文は会員の先生方向けで、一般には公開されていません。
クラウドとは、ほかの会社様がインターネットを通じて提供されている、保存場所やサービスのことです。
このガイドラインについて、税理士法人レガシィ様など、税理士の先生方が解説を公開されています。
その解説によると、AIやクラウドに入れる情報は、次のように分けて扱うそうです。
仕事用のサービスには、ガイドラインで条件がついています。
解説によると、条件は次のとおりです。
※学習とは、入れた内容が、AIの会社様の側で、AIを賢くするために使われることです。
業種は違います。それでも当事務所は、
このガイドラインを参考にして、お客様の情報の扱い方を決めました。
ChatGPT と Claude は、事業者向けの契約で使っています
ChatGPT は、アメリカの OpenAI様が作られたAIです。
Claude は、同じアメリカの Anthropic様が作られたAIです。
当事務所は、この2つのAIを、学習に使わせない設定にしています。
それだけではありません。事業者向けの契約で使っています。
事業者向けの契約とは、会社や事務所が、仕事で使うための契約です。
よく「法人契約」と呼ばれます。
法人でなくても結べます。
ただ、個人向けのプランとは、約束の中身が違います。
学習に使わせない設定は、最低限の守りです。
ただし、この設定をしても、入れた内容がAIの会社様の側に30日ほど残ることがあります。
事業者向けの契約では、AIの会社様が、2つのことを約束されています。
1つは、預かった内容を学習に使わないことです。
もう1つは、秘密として扱うことです。
情報がもれる事故のときの約束もあります。
AIの会社様の側で事故が起きたら、こちらに知らせていただけます。
何が起きたかを説明していただき、調べることにも協力していただけます。
たとえば Anthropic様は、
事故に気づかれたら、遅くとも48時間以内に知らせると定められています。
知らせ方は、書面です。
OpenAI様も、不当に遅れることなく知らせると約束されています。
一方、OpenAI様と Anthropic様の、個人向けの規約には、
こうした約束の文が見当たりません。
規約とは、サービスを使うときの決まりのことです。
個人向けでも、法律にもとづいて知らせていただけることはあります。
大きな違いは、事務所との契約で約束されているかどうかです。
もちろん、事業者向けの契約でも、絶対にもれないわけではありません。
もれたときの損害を、すべてお金で埋め合わせていただける約束でもありません。
それでも、契約で備えておくことにしました。
何かあったら、すぐに知らせていただくためです。
そして、お客様にきちんとご説明するためです。
費用は、事業者向けの契約のほうが高くなります。
1人分の料金は、あまり変わりません。
ただ、事業者向けは、2人分からしか契約できません。
そのため、1人で使っても、個人向けのおよそ2〜3倍の費用がかかります。
Claude の料金で比べてみます。どちらも、月払いで税抜きの料金です。
個人向けの Pro は、月20ドルです。
事業者向けの Team は、1人分が月25ドルです。
2人分からなので、50ドルからになります。
当事務所は、ChatGPT と Claude の両方を、この契約で使っています。
ですから、2つ分の費用をお支払いしています。
費用は高くなります。
それでも、お客様の大事な情報をお守りするために、
必要な費用だと考えております。
職員が個人のAIにお客様の情報を入れることは、固く禁じています
事務所で事業者向けの契約を結んでも、それだけでは守れないことがあります。
たとえば、職員が、自分で契約したAIや無料のAIに、お客様の情報を入れたとします。その場合は、契約の約束で守ることができません。
| ○ | 事務所が、事業者向けの契約を結んだAI | 契約の約束で守られます |
| ✕ | 職員が自分で契約したAI、無料のAI | 契約の約束では守れません |
実際に、この秋には、大きな会社様などから、こうした発表が続きました。社員の方が、お客様などの情報をAIに入れてしまったという発表です。
そのAIは、社員の方が個人で使っていらっしゃったAIや、会社として使うことが認められていなかったAIでした。
| ですから、当事務所にはルールがあります。職員が、お客様の情報を個人のAIに入れることは、固く禁止です。 |
三次市の建設会社様が、建設業許可をお任せくださる場合
ここで、たとえ話をします（架空の例）。三次市で土木工事をされている、社員15人の建設会社様です。
こちらの会社様が、建設業許可の申請を、当事務所にお任せくださる場合を考えてみます。
図3 架空の例：建設会社様が、建設業許可を安心してお任せくださるまで
■ ご依頼の前
社長様は、取引先の元請けの会社様から、許可を取ってほしいと頼まれていました。
けれども、社長様には迷いがおありでした。AIを使う事務所に、多くの書類をお渡しになるからです。決算書や、技術者の方の資格の書類、社員の方の経歴までです。
社員の方の中にも、気にされる方がいらっしゃったようです。ご自分の資格や経歴が、どう扱われるのかを、ご心配なさったのでしょう。
■ 当事務所の進め方
当事務所では、ご依頼のときに、AIをどう使い、どう守るかを社長様にご説明します。そのうえで、書面でご了承をいただきます。
AIに入れないでほしい書類があれば、お申し出のとおりにいたします。
こちらの会社様の場合、AIに読み取らせるのは、仕事に必要なところだけです。たとえば、決算書の数字を、申請用の書類に書き写す下書きなどです。
使うAIも限ります。事業者向けの契約で、学習に使わせない設定を確かめたAIだけです。
マイナンバーは、法律で使い道がきびしく決められています。そのため、当事務所では、マイナンバーをAIに一切入れません。こちらの会社様にも、マイナンバーが写った書類はお送りにならないよう、お願いしました。
AIが作るのは、下書きまでです。そのあと、行政書士が、もとの決算書や資格の書類と見比べます。一つずつ確かめてから、仕上げます。これが、いつもの手順です。
■ お任せいただいた後
仮に、この下書きを手作業ですると、丸1日かかるとします。AIを使えば、確かめる時間を入れても、半日ほどで終わります。
その分、人件費がかかりません。ですから、料金を抑えられます。
| 手作業 丸1日 | ▶ | AIを使う 半日ほど 確かめる時間も入れて | ▶ | その分 料金を抑えられます |
※下書きの時間は、「仮に」の数字です。
書類が早くそろったので、申請の見通しも早く立ちました。社長様は、元請けの会社様とのお話を進められました。
社長様は、情報の扱い方の説明をお聞きになりました。そして、納得されたうえで、書類を預けてくださいました。
社員の方も、社長様からご説明をお聞きになりました。資格や経歴の情報がどう守られるのかが分かり、安心されたようです。
社長様は今、ご自分の会社でも、お客様の情報をどこに預けていらっしゃるかを、見直されています。
預かった側として、預け先を選び、目を配り続けます
メール配信の件を、預けた側から振り返ってみます。私が受け止めたことも、あわせて書きます。
| 会社名 | 起きたこと | 私の受け止め |
| アララ様 | 預け先が、不正アクセスの被害を受けられました。 | お客様の前に立たれたのは、預けた会社様でした。 |
| TKC様 | 預け先から、「TKCの利用環境からの情報漏えいはない」とのご報告を受けられました。そのあとで、TKC様のシステムをお使いのお客様のメールアドレスも含まれていると分かりました。 | 私たちも、預け先からのご報告を待つだけでなく、預けた側からも、確かめ続けてまいります。 |
| Zaif様 | 預けていらっしゃったのは、メールアドレスだけでした。 | 預ける情報を必要なものだけにしておけば、もしものときの被害も小さくできます。 |
アララ メッセージも、会社様が契約してお使いになる、会社向けのサービスでした。ですから私は、事業者向けの契約にすれば安全だ、とは考えていません。
当事務所も、お客様から見れば「預かった側」です。AIも、ほかの会社様のサービスです。ですから、メール配信を預けた会社様と同じ考え方で、向き合っています。
| 1 預け先と契約を選ぶ | ▶ | 2 預ける情報を絞る | ▶ | 3 そのあとも目を配り続ける |
預かる者として、できるかぎりのことをしてまいります。
当事務所の企業理念は、「知識・情報を提供することで、お客様の喜びを増大し、お客様の哀しみを減少する」です。
| お客様の喜びを増やす | お客様の哀しみを減らす |
| AIで早く、お求めやすく お手伝いします | 情報を守る手間とお金を惜しまず、 もしものときに備えます |
AIで早く、お求めやすくお手伝いできれば、お客様の喜びを増やせます。情報を守る手間とお金を惜しまなければ、もしものときの哀しみを減らせます。
| 社是は、「弊所は絶対に絶対に絶対に、人を雑に扱わない」です。 お預かりした情報を守ることも、この社是に含まれると考えています。 |
私たちは、社長様の隣に立って応援したいと考えています。そのためには、まず、安心して情報をお任せいただける事務所でなければなりません。
当事務所は、知識や情報を出し惜しみしないことを大切にしています。事務所のルールを公表するのも、そのためです。社長様の会社で情報の扱い方を見直すときに、参考にしていただければと思います。
こうした取り組みで、お客様の情報を大切に守ります。そのうえで、できるだけお求めやすい、適正な料金でお引き受けいたします。そして、ご期待以上のお手伝いと、すばやい対応を心がけてまいります。
